Online boekhouden heeft vele voordelen en het kan jouw onderneming zeker vooruit helpen. Toch zitter er uiteraard ook nadelen aan waarop je moet letten. Door beide aspecten goed af te wegen, kun je de juiste beslissing maken of online boekhouden past bij jouw onderneming. We zetten de nadelen van online boekhouden even voor je op een rijtje.

Abonnement

Er zijn veel gratis online boekhoudprogramma’s, maar als je meer functies wilt of als je accountant al met een bepaald programma werkt, zit je vaak aan een abonnement vast. Een programma als Excel of een ander offline boekhoudprogramma heeft meestal eenmalige kosten, online boekhouden vaak maandelijks.

Veiligheid

De meeste online boekhoudprogramma’s zijn goed beveiligd met wachtwoorden die je regelmatig moet veranderen, maar online boekhouden is wel kwetsbaarder voor hackers dan boekhouden op één computer die niet is verbonden met internet. Ook is je beveiliging afhankelijk van jouw wachtwoord. Zorg er dus voor dat je unieke en sterke wachtwoorden kiest en deze regelmatig verandert. Ook kun je beter niet online boekhouden en internetbankieren als je op een openbaar wifinetwerk werkt. Daar is het voor hackers nog makkelijker mee te kijken met je wachtwoorden en je gegevens.

Inscannen

Het handigste is om in je online boekhoudprogramma te werken met gedigitaliseerde gegevens. Dit betekent dat je rekeningen die per post komen moet inscannen. Dat is iets meer werk dan gewoon het bedrag overtikken en de rekening in een map bewaren. Jouw boekhouder of accountant is er daarentegen wel meer tijd mee kwijt, omdat hij deze papieren dan ook nog moet controleren.

Niet offline

Je hebt altijd internet nodig om te kunnen boekhouden en dit moet snel en goed genoeg zijn om je boekhoudprogramma te kunnen laten draaien. Dit kan onhandig zijn als jij op jouw bedrijf of thuis niet continu met internet verbonden kan zijn.

Vertrouwen

Je hebt de beveiliging van je gegevens niet meer zelf in de hand, je moet erop vertrouwen dat je softwareleverancier zorgt voor goede en veilige backups en dat je gegevens niet voor iedereen zijn in te zien. Ook moet je erop vertrouwen dat je leverancier de software regelmatig update zodat jouw boekhouding altijd aan alle regels blijft voldoen.

Waar moet ik op letten?

Wil jij online gaan boekhouden? Kies dan voor een programma dat makkelijk aangesloten kan worden op je andere bedrijfssystemen, zoals je factuurbeheer. Overleg bijvoorbeeld met je boekhouder of accountant, zodat jullie in hetzelfde systeem kunnen gaan werken.