Bij de toepassing van de werkkostenregeling (WKR) moet u in uw financiële administratie soms een normbedrag hanteren. Net als bij de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen zijn hiervoor ook bedragen vastgesteld. Denk bijvoorbeeld aan het normbedrag voor zakelijke kilometers en voor maaltijden.

Net als bij de oude regels moet u bij de toepassing van de WKR in uw financiële administratie rekening houden met normbedragen. Zo mag u voor zakelijke kilometers – inclusief woon-werkverkeer – maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling. Vergoedt u meer, dan moet u het meerdere tot het loon van de werknemer rekenen of in de vrije ruimte onderbrengen.
Voor elke maaltijd geldt hetzelfde normbedrag.

Ook voor maaltijden in bedrijfskantines is een normbedrag gedefinieerd. Voor een maaltijd in een bedrijfskantine moet u € 3,20 tot het loon van de werknemer rekenen of in de vrije ruimte onderbrengen. Als u de maaltijden in de vrije ruimte onderbrengt, hoeft u ze niet per werknemer bij te houden in de financiële administratie.
Anders dan onder het oude regime geldt voor elke maaltijd hetzelfde normbedrag, het maakt dus niet meer uit of het om een ontbijt, een lunch of een diner gaat. Als de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor de maaltijden, kunt u die van het normbedrag aftrekken, zolang het bedrag niet lager wordt dan nul.
Een maaltijd tijdens dienstreizen is soms onbelast.

Als u een maaltijd vergoedt of verstrekt die de werknemer heeft genuttigd tijdens dienstreizen, bij zakelijke besprekingen met klanten buiten de werkplek, tijdens werkzaamheden buiten de vaste werkplek, bij therapeutisch mee-eten of bij overwerk, hoeft u niets tot het loon te rekenen. U kunt de werkelijke kosten onbelast vergoeden of de vergoeding beperken tot het eerdergenoemde normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines.