Als ondernemer hebben we er allemaal mee te maken: boekhouden. De één houdt het liefst dichtbij zichzelf en de ander besteedt het graag uit. Een onoverzichtelijke boekhouding is een van de meest voorkomende oorzaken bij faillissementen van startende ondernemers. Waar dien je rekening mee te houden en hoe kun je dit voorkomen?

1. Waar begin je? Houd werk en privé gescheiden

Of je nu een vof, eenmanszaak of een bv bent, het geldt voor allemaal: houd werk en privé gescheiden. Dan hebben we het over de relationele factoren, maar vooral de bankrekening. Nog steeds zien we dat veel zelfstandigen betalingen laten overmaken naar hun privé rekening. Ons advies: doe dit vooral niet. Open te allen tijde een zakelijke bankrekening. Dit zorgt voor overzicht en je hoeft niet alle administratie even lang te bewaren. Voor de Belastingdienst moet de zakelijke administratie namelijk 7 jaar bewaard worden en de privé administratie maar 5 jaar.

2. Houd de administratie maandelijks bij

Zorg er voor dat de verkoop- en inkoopfacturen iedere maand op tijd verstuurd en verwerkt zijn. Des te sneller je de factuur verstuurt, des te sneller het geld op je rekening staat. Ook wil De Belastingdienst dat je de factuur uiterlijk de 15de verstuurt na de maand waarin je de dienst of het product geleverd hebt. Nog een reden dus, om dit correct bij te houden.

Er zijn verschillende software die er voor zorgen dat je dit gemakkelijk en efficiënt kunt doen. Ben je benieuwd wat bij jou past? Neem dan even contact met ons op.

3. Organiseren van de boekhouding

Het bewaren van inkomende en uitgaande facturen is het meest overzichtelijk als je in de bestandsnaam de datum vermeldt. Dit geldt ook voor de btw-aangifte en inkomstenbelasting. Je mag de volledige administratie digitaal opslaan, maar zorg er dan wel voor dat het overzichtelijk is zodat je alles gemakkelijk terug kunt vinden.

4. Online archiveren

Digitaal archiveren kan tegenwoordig heel gemakkelijk. Er zijn talloze apps waarmee je een pdf kan maken van een foto voor het opslaan van facturen, bonnen, etc. Een van die apps is de Genius Scan -app. Deze is gratis te downloaden zodat je altijd een scanner bij de hand hebt, waar je ook bent.

5. Uitbesteden of zelf doen?

Je kunt je boekhouding zelf doen of uitbesteden. Er zijn diverse boekhoudsoftware op de markt die het steeds gemakkelijker maken om het zelf te doen. Dat neemt niet weg dat deze werkzaamheden nog steeds tijdrovend zijn en je loopt het risico dat je fiscale aftrekposten over het hoofd ziet.

Natuurlijk heeft het uitbesteden ook de nodige voor- en nadelen. Zo zitten er altijd kosten aan verbonden, maar kun je je aan de andere kant ook weer volledig richten op jouw onderneming. De specialist heeft waarschijnlijk meer kennis ervan dan jij, want hij is dan ook de hele dag hiermee bezig. Wij geven altijd een eerlijk advies over wat er bij jou past en waar jouw onderneming klaar (of juist niet) voor is.