Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik

Voor bestelauto’s is er de “verklaring uitsluitend zakelijk gebruik” waarmee u aangeeft dat de auto niet ter beschikking staat van de medewerker en er daarom ook 0 kilometer privé mee gereden mag worden. U moet kunnen aantonen dat de auto zakelijk is gebruikt. Zorg er daarom voor dat een vereenvoudigde rittenregistratie wordt bijgehouden, bewaar deze bij de administratie en controleer ze regelmatig. U moet kunnen aantonen dat de auto niet meer dan 500 kilometer privé is gebruikt.

Pool auto

Indien u een pool auto heeft waar verschillende werknemers in rijden zonder dat deze ter beschikking wordt gesteld voor privégebruik hoeft u geen bijtelling in te houden. Een rittenregistratie is niet verplicht, maar zorg er toch voor dat een vereenvoudigde rittenregistratie wordt bijgehouden, bewaar ook deze bij de administratie en controleer deze regelmatig. U moet kunnen aantonen dat de auto niet meer dan 50  kilometer privé is gebruikt.

Verklaring geen privégebruik auto van de zaak.

Dan is er nog de ter beschikking gestelde auto van de zaak. Hiervoor houdt u bijtelling in van het loon indien de werknemer meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto. Indien uw werknemer geen bijtelling wenst te betalen dient hij/zij een “verklaring geen privégebruik auto van de zaak” in te dienen bij de belastingdienst en uw administratie. Daarnaast is het verplicht een sluitende kilometer registratie bij te houden. Deze moet voldoen aan de eisen die de belastingdienst er aan stelt. Het is de verantwoording van de werkgever om dit te controleren. Indien er is bewezen dat er onterecht geen bijtelling is ingehouden dan volgt een naheffing. Deze naheffing kan aan de werkgever worden opgelegd in dien de werkgever redelijkerwijs had kunnen weten dat de werknemer onterecht een “ verklaring geen privégebruik auto van de zaak” gebruikte. Zorg er daarom voor dat uw medewerkers elke maand de ingevulde rittenregistratie bij uw administratie indienen. Controleer deze op onregelmatigheden, bijvoorbeeld ritten buiten werktijd en ritten naar niet werk gerelateerde locaties. Indien er een bekeuring binnenkomt controleer dan dag, tijdstip en locatie van de overtreding. Leg dit vast door deze controle af te tekenen. Zo voorkomt u dat u geconfronteerd wordt met soms zeer hoge naheffingsaanslagen.

Algemeen

Neem in uw autoregeling op wat het beleid is omtrent privégebruik van de auto en laat de regeling tekenen door de betreffende medewerkers.