In Nederland is iedere ondernemer wettelijk verplicht zich te houden aan de fiscale bewaarplicht. Nu is dat nogal wat voor jou als ondernemer. Het vraagt veel van je. Je moet er voor zorgen dat je alles structureert het goed bewaart. Om je een beetje opweg te helpen behandelen we in dit artikel 7 feiten en praktische inzichten over de fiscale bewaarplicht voor de ondernemer.
- Fiscale bewaarplicht: wat houdt het in?
De fiscale bewaarplicht betekent dat ondernemers verplicht zijn hun administratie zeven jaar lang te bewaren, zodat het voor een inspecteur van de Belastingdienst nog steeds eenvoudig is de boekhouding te controleren. Een inspecteur kan diverse redenen hebben om de boekhouding jaren later nog te controleren. Een voorbeeld hiervan is dat ze (een deel van) je ingediende aangiften niet helemaal vinden kloppen. De Belastingdienst voert niet alleen een controle uit omdat ze jouw onderneming verdacht vinden, maar ze kunnen ook aankloppen als er een onderzoek wordt uitgevoerd bij één van je klanten of leveranciers.
Waarschijnlijk is de kans niet erg groot dat dit bij jou gebeurd en toch is het belangrijk dat je de administratie goed op orde hebt. Een andere reden om je administratie op orde te hebben is dat het voor jezelf een duidelijk beeld schept van de cijfers, waardoor je precies weet hoe je er voor staat.
2. Wat valt onder de fiscale bewaarplicht?
Het gaat voornamelijk om het bewaren van de basisgegevens van de administratie. Deze dien je 7 jaar te bewaren. Hieronder valt:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
Daarnaast is het ook van belang dat de gegevens voor onroerende zaken bewaard blijven. In tegenstelling tot de 7 jaar bewaarplicht van de basisgegevens, dienen deze gegevens 10 jaar bewaard te blijven. In uitzonderlijke gevallen kunnen wij voor u aparte afspraken maken met de Belastingdienst omtrent het aantal jaren bewaarplicht.
3. Hoe moet je facturen bewaren?
Houd er rekening mee dat je álle documenten en gegevens moet bewaren zoals je ze hebt ontvangen. Dat betekent dat facturen die per mail verstuurd zijn digitaal gearchiveerd moeten blijven en gegevens per post bewaar je in de ordner.
Een belangrijk onderdeel van de bewaarplicht is de manier waarop gegevens worden bewaard en ontvangen. Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat.
4. Digitaliseringstool
Het bewaren van de administratie is niet zomaar iets. Ook dit dient te gebeuren volgens een geldende procedure. Je moet dan zeven jaar lang een backup bewaren. Om dit makkelijker te maken, kun je een digitaliseringstool gebruiken.
5. Hoe bewaar je papieren facturen?
Je mag een factuur wel digitaliseren als je het bronbestand daarmee vervangt. Dit kun je gemakkelijk doen door een digitaliseringstool aan je boekhoudpakket te koppelen. De Belastingdienst heeft een aantal voorwaarden waaraan de digitalisering moet voldoen. Zo is het heel belangrijk dat de echtheidskenmerken niet verloren gaan. Er wordt daarom ook aangeraden om de bonnen en facturen óók op papier te bewaren, als bewijs.
6. Fiscale bewaarplicht versus digitale bewaarplicht
De Belastingdienst digitaliseert zelf steeds meer. Dit zie je onder andere aan dat je fysieke facturen wel digitaal mag maken maar andersom niet. Op dit moment verschijnen de blauwe enveloppen nog steeds op de deurmat, maar ook dit zal niet lang meer duren.
7. Overstappen op digitale administratie
Online boekhouden anno 2019. Wij kunnen je daarbij helpen. Gezien de meeste instanties hard werken aan hun digitalisering, ondersteunen wij ondernemers bij hun digitalisering. Ons online boekhoudprogramma levert beter controleerbare administraties en helpen je met de wettelijke bewaarplicht.
